Andrii Glushchenko

Szkolenie Professional Scrum Master Online za nami

by | Kwi 16, 2020 | Blog, Scrum | 0 comments

W czasie pandemii COVID-19, która z zaskoczenia uderzyła w całą, światową gospodarkę, każdy biznes przechodzi prawdziwy test tego czy potrafi dostosować się do zaistniałej sytuacji i czy naprawdę jest agile. Wiele branż dopiero teraz może zweryfikować swoją faktyczną efektywność i sprawdzić zdolność reagowania na nieplanowane, zaskakujące zmiany.
Nie inaczej było w przypadku naszej działalności skupionej w głównej mierze na szkoleniach i consultingu u różnych klientów korporacyjnych. “Próba traw” w QAgile polegała na odtworzeniu online naszych akredytowanych szkoleń stacjonarnych. Naszym celem było przygotowanie ich w taki sposób aby nie zmniejszyć dostarczanej wartości i zapewnić ich uczestnikom doświadczenia zbliżone do tych z fizycznej sali szkoleniowej.
Podjęliśmy rękawicę i w dniach 9–10 kwietnia przeprowadziliśmy pierwsze w Polsce szkolenie Professional Scrum Master w całości online. Jak przebiegło? Jakich użyliśmy narzędzi? Jakie były opinie uczestników? Czytaj dalej :)

Szkolenie PSM online od strony technicznej

W wersji stacjonarnej jeden trener jest w stanie facylitować grupy nawet do 20 osób. Planując szkolenie online zidentyfikowaliśmy kilka dodatkowych problemów, które mogą wyjść w trakcie, dlatego zdecydowaliśmy się na prowadzenie w duecie — Krystian i Andrii. Można tu wymienić chociażby niestabilne połączenie internetowe, problemy techniczne ze sprzętem, jakość audio i video czy wsparcie uczestników w korzystaniu z narzędzi, które są bardziej skomplikowane niż samoprzylepne karteczki i tablica.

Aby zapobiec czy rozwiązywać na bieżąco wyżej wymienione problemy, drugi trener posiadał uprawnienia współprowadzącego (“co-host”) i uruchomiony ten sam zestaw narzędzi. Gdyby coś się działo, mógł w dowolnej chwili przejąć szkolenie i zastąpić pierwszego trenera. Można powiedzieć, że zastosowaliśmy praktykę redundancji rodem z aplikacji online. Pomijając aspekty techniczne, dwóch trenerów wnosi dodatkową wartość i możliwość poznania różnych punktów widzenia na te same sytuacje.

Na szczęście szkolenie online odbyło się bez większych problemów. Dobre przygotowanie i wzajemne wsparcie pozwoliło nam skupić się w pełni na przekazywaniu wiedzy i dostarczaniu maksymalnej wartości nowym adeptom Scruma.

Czas trwania i harmonogram szkolenia online

Stacjonarne szkolenie PSM trwa dwa pełne dni i nasza wersja online’owa nie odbiegła od tego schematu. Postawiliśmy hipotezę, że rozbicie szkolenia na dłużej, przykładowo trzy, cztery dni, z mniejszą ilości godzin na raz spowoduje większą trudność w zapewnieniu ciągłości przyjmowania wiedzy. Dodatkowo wyszliśmy też z założenia, że szkolenie rozciągnięte na więcej niż dwa dni będzie dużo trudniejsze do zaplanowania w połączeniu z obowiązkami pracy zdalnej. Nasze przemyślenia zostały zweryfikowane z grupą pod koniec drugiego dnia. Wszyscy zgodzili się jednogłośnie, że tryb dwudniowy jest optymalny, a zatem póki co kolejne szkolenia online, które planujemy na kwiecień (PSPO, PSF) również pozostaną bez zmian.

W ciągu dnia, dla utrzymania pełnego zaangażowania i skupienia uczestników, staraliśmy się trzymać bloków szkoleniowych trwających nie więcej niż półtorej godziny. Po krótkich przerwach włączaliśmy ponownie kamery, mikrofony i zaczynaliśmy kolejny blok od luźnych rozmów w oczekiwaniu na zebranie się wszystkich. Była to pewnego rodzaju symulacja przerw kawowych ze szkoleń stacjonarnych, w trakcie których uczestnicy mają okazję do nieco mniej formalnego kontaktu i dyskusji.

Narzędzia użyte w szkoleniu PSM online

Wszelkiego rodzaju narzędzia do pracy zdalnej czy prowadzenia szkoleń online wyrastają obecnie, w trakcie pandemii, jak grzyby po deszczu. Pisaliśmy wcześniej, z jakich narzędzi online korzystamy na co dzień. Wybór był zatem bardzo duży i zanim zdecydowaliśmy ostatecznie, czego użyjemy na naszym pierwszym, w pełni zdalnym szkoleniu, spędziliśmy sporo czasu na testowaniu różnych rozwiązań.

Ostatecznie wybraliśmy następujący zestaw:

  • Zoom — narzędzie do wideokonferencji. Wybór spowodowany był kluczową dla nas funkcjonalnością, czyli możliwością korzystania z tak zwanych “break out rooms”. Dzięki niej możliwy jest podział na mniejsze podgrupy dyskusyjne, które tak jak w przypadku szkoleń stacjonarnych, mają do zrealizowania jakieś zadanie, ćwiczenie.
  • Nureva — jako wirtualna tablica robocza do ćwiczeń w podgrupach. Nureva umożliwia dodawanie, przesuwanie wirtualnych karteczek, grafik oraz plików z instrukcjami do ćwiczeń. Narzędzie było na tyle intuicyjne i proste w obsłudze, że uczestnicy szkolenia bardzo szybko opanowali jego obsługę, pomimo tego, że widzieli je pierwszy raz w życiu.
  • iPad i aplikacja Procreate — służyła nam jako wirtualny flipchart, do wizualizowania na bieżąco omawianych zagadnień. Dzięki temu możliwe było ograniczenie korzystania z Power Pointa. Wspomniany wcześniej Zoom umożliwia także udostępnianie ekranu iPada podłączonego kablem lub przy pomocy WiFi.
  • Power Point — część zagadnień tłumaczona był na przygotowanych wcześniej slajdach z Power Pointa, nie wszystkie zostały przeniesione do wirtualnej tablicy w Nurevie

Zobaczcie, jak prezentowało się stanowisko robocze Krystiana:

Największe wyzwania szkolenia PSM Online

Jak to mówi niemieckie przysłowie — wszystkie początki są trudne. Przygotowanie pierwszego, w pełni zdalnego szkolenia PSM wiązało się z wieloma wyzwaniami, którym stawiliśmy czoła. Poniżej najważniejsze z nich:

Różny poziom wiedzy uczestników

Professional Scrum Master to szkolenie zaawansowane, dedykowane osobom posiadającym praktyczne doświadczenie w pracy w Scrumie. Wyzwaniem, z jakim często się spotykamy jest to, że niestety część uczestników traktuje je jako szkolenie od zera, z podstaw. Efektem jest różny poziom wiedzy w grupie, który wymaga od nas poświęcania więcej, niż byśmy chcieli, czasu na części wykładowe wyrównujące wiedzę.
Aby rozwiązać ten problem, przed szkoleniem udostępniliśmy uczestnikom naszą nową platformę e‑learningową, która jest swego rodzaju przygotowaniem zarówno do szkolenia jak i do egzaminu certyfikującego PSM.
Na koniec każdego bloku tematycznego w e‑learningu dostępny jest dodatkowo test wiedzy pozwalający utrwalić uzyskane informacje. Platforma e‑learningowa dostała bardzo pozytywną informację zwrotną i pomogła uczestnikom zarówno w uzyskaniu i ustrukturyzowaniu wiedzy, jak i przygotowaniu do samego szkolenia. Niektóre osoby, po zapoznaniu się z treściami z e‑learningu, przygotowały też przed szkoleniem konkretne pytania do trenerów. Eksperyment się udał, a zatem platforma zostaje z nami także na kolejne, zbliżające się szkolenia w wersji online, czyli PSPO i PSF.

W szkoleniu online chcieliśmy ograniczyć czas trwania części wykładowych, żeby nie tracić koncentracji i zaangażowania uczestników. Dużo trudniej zauważyć w zdalnej grupie osobę, która straciła skupienie i zaczęła przeglądać bieżące wiadomości czy Facebooka niż kogoś na sali szkoleniowej, kto ewidentnie “odpłynął” już gdzieś myślami i wyczekuje przerwy.

Budowanie relacji z uczestnikami szkolenia

 Nie bez przyczyny jedna z zasad Manifestu Agile brzmi: “Najbardziej efektywnym i wydajnym sposobem przekazywania informacji zespołowi deweloperskiemu i wewnątrz niego jest rozmowa twarzą w twarz.”

Komunikacja twarzą w twarz i budowanie relacji ze zdalną grupą jest z oczywistych względów mocno utrudnione. Aby zbudować bezpieczną, przyjazną dla uczestników przestrzeń i nieco “urealnić” rozmowy z nimi wchodziliśmy dosyć często w tak zwane “small talki”. Na rozpoczęcia dnia oraz po powrocie z obiadów stosowaliśmy także krótkie, niezwiązane ze Scrumem gry, mające podnieść poziom energii i zaangażowania w dalsze części szkolenia, czyli tak zwane “energizery”. Dzięki tym zabiegom nasi adepci Scruma mogli odczuć, że faktycznie mają do czyniania z trenerem człowiekiem, który jest nimi zainteresowany, a nie z bezosobową, gadającą głową.

Zdalna praca w podgrupach

Szkolenie Professional Scrum Master (PSM) ma formę mocno interaktywną, warsztatową. Występuje w nim dużo ćwiczeń praktycznych, opartych o pracę w podgrupach, które musieliśmy w jakiś sposób odwzorować w środowisku online. Tak jak już wspominaliśmy przy okazji omawiania różnych narzędzi, z pomocą przyszła nam aplikacja Zoom i jej funkcjonalność wydzielania osobnych pokojów do dyskusji w mniejszym gronie. Dzięki temu nawet zdalnie możliwe było zachowanie warsztatowej formy szkolenia. Podczas ćwiczeń dołączaliśmy też do podgrup, przysłuchując się trwających w nim dyskusjom i pomagając, gdy występowały wątpliwości lub pytania.

Mnogość narzędzi a utrzymanie skupienia

Ważnym aspektem w szkoleniu online jest jak najrzadsze przełączanie się pomiędzy różnymi aplikacjami, aby jak najmniej rozpraszać grupę skaczącymi okienkami. Narzędzi nie może być zatem zbyt wiele i dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z tych jak najbardziej uniwersalnych. Naszą główną przestrzenią roboczo szkoleniową była wspominana Nureva. Jej bardzo przydatna funkcjonalność “follow me” zapewniała także, że cała grupa automatycznie “podążała” za trenerem i znajdowała się dokładnie w tym samym miejscu na przestrzeni szkolenia online, co on.

Co nas zaskoczyło na pierwszym szkoleniu PSM online?

Po pierwsze — zdecydowanie większa dyscyplina i punktualność w grupie niż podczas szkolenia stacjonarnego. Uczestnicy tradycyjnych szkoleń, pomimo zawiązanego na ich początku kontraktu, mają tendencję do przychodzenia, z najróżniejszych powodów, później po przerwie, przeciągania jej czy… gubienia się. Żadna z tych sytuacji nie miała miejsca w wersji zdalnej, a wszystko można by rzec “chodziło jak w zegarku”.

Po drugie — duża otwartość grupy. Obserwuję to również w codziennej pracy, prowadząc zdalne Retrospekcje Sprintu. Być może ludziom dużo łatwiej jest otworzyć się i porozmawiać o problemach online niż w trakcie bezpośredniego spotkania twarzą w twarz? W trakcie szkolenia uczestnicy dzielili się wieloma przykładami i historiami z własnego doświadczenia. Często można było usłyszeć komentarze w stylu: “(…) a ja mam taką sytuację, co mam zrobić?”, “(…) a my działamy w taki sposób, czy to jest dobre” albo “(…) a ja zrobiłem tak, czy tak powinien postąpić Scrum Master?”.

Po trzecie — wysoki poziom determinacji i zaangażowania. Być może była to specyfika właśnie tej, konkretnej grupy, co nie zmienia faktu, żeby była ona bardzo zdeterminowana i głodna wiedzy. Uczestnicy bardzo aktywnie korzystali z platformy e‑learningowej zarówno przed szkoleniem, jak i po, nawet w trakcie świąt :). Wszyscy podeszli bardzo poważnie do online’owej wersji szkolenia i często bywało nawet tak, że nie chcieli rozpocząć przerwy, dopóki nie omówimy do końca danego bloku tematycznego.

PSM online ujarzmiony!

Jak to mówią, nie taki diabeł straszny jak go malują. Jeszcze do niedawna wydawało mi się, że oddanie doświadczeń zbliżonych do szkoleń stacjonarnych w środowisku online będzie ogromnym wyzwaniem, o ile w ogóle będzie możliwe. Oczywistość okazała się zupełnie inna. Nasz PSM online zebrał bardzo pozytywny feedback od biorących w nim udział uczestników. Cytując ich opinie: “wyszli z ustrukturyzowaną wiedzą na czym polega Profesjonalny Scrum” a my z poczuciem, że szkolenia prowadzone w tym trybie wnoszą tę samą wartość pod kątem merytorycznym jak szkolenia stacjonarne.

Idąc za ciosem przygotowujemy kolejne certyfikowane szkolenia w wersji online. Jeszcze w kwietniu:

Professional Scrum Product Owner (PSPO) online — 23–24 Kwietnia 2020
Professional Scrum Foundations (PSF) online — 27–28 Kwietnia 2020