Zdalny Scrum — narzędzia w naszym zespole

Zespół QAgile to w sumie zespół zdalny. Chociaż pracujemy w większości w Warszawie, to trudno zawsze jest spotkać się w jednej lokalizacji. Dlatego od dłuższego czasu pracujemy zdalnie jako zespół. Próbowaliśmy różnych narzędzi, oto co obecnie stosujemy.

Backlog Online

Próbowaliśmy wielu rozwiązań łącznie z Google Docs i Trello. Ostateczenie stanęło na JIRA w chmurze i to rozwiązanie nam się sprawdza. Tak, mam świadomość, że napisałem całą serię postów Jak zabić Agile przy pomocy Jira. Dlaczego zatem JIRA? Większość naszych klientów korzysta z tego narzędzia, więc trochę na zasadzie przyzwyczajenia i wygody, trochę na zasadzie “Polecasz klientom, to bądź spójny i sam korzystaj”. Testujemy różne konfiguracje i sposoby działania. Jesteśmy na bieżąco z najnowszymi wersjami.

Oczywiście tutaj też trzymamy nasze Sprinty.

Trello było OK, ale finalnie nam nie podpasowało. Cena Jira dla 10 użytkowników nie jest dużym kosztem.

Ostatnio musieliśmy przeprowadzić planowanie Sprintu bardzo szybko i wprowadzanie kolejnych elementów do Jira byłoby stratą czasu. Zrobiliśmy notatki na Slacku w kanale dotyczącym planowania. Kiedy znalazłem chwilę czasu, poprzesuwałem odpowiednie elementy i dodałem nowe. Jeśli ja bym tego nie zrobił, jestem pewien, że ktoś inny z zespołu posprzątałby Jirę.

Baza wiedzy Online

Tutaj pewnie będzie bez zaskoczenia, bo jak jest Jira, to jest i Confluence. Para Jira i Confluence ma tę zaletę, że łatwo jest linkować między nimi i wyświetlać powiązane treści. Tutaj wrzucamy wszelkie HOW TO, definicje, strategie, cele długofalowe, statystyki, procesy.

Nie trzymamy tam jednak wszystkiego. Jeśli współpracujemy nad jakimiś treściami (np. materiały szkoleniowe), to korzystamy z Google Docs. Ale o tym za chwilę.

Współtworzenie treści online

Czasem trzeba wspólnie opracować prezentację, napisać e‑booka, przejrzeć artykuł, posta, tłumaczenie itd. Posty tworzymy w WordPressie, ale jeśli trzeba przejrzeć przygotowaną przez kogoś treść, to trudno jest to zrobić na tej platformie. Mamy pakiet Office 365 i próbowaliśmy z niego korzystać, ale niestety jeśli chodzi o stronę UX tego rozwiązania do równoczesnej pracy, to za bardzo przypomina to kolejne wskrzeszenie Sharepoint. OneDrive ma też swoje grymasy z udostępnianiem i kontrolą dostępu. Poświęciliśmy kilka dni na różne próby konfiguracji, ale stwierdziliśmy, że zabiera to za dużo czasu.

Ostatecznie stanęło na GSuite. Dokumenty na Google Drive i doświadczenie równoczesnej pracy jest tutaj najwygodniejsze. Ostatnio przygotowywaliśmy tak prezentację na webinar i bardzo szybko stworzyliśmy całość, pracując równocześnie nad różnymi slajdami. Nie musieliśmy przenosić całości do Power Point. Dostosowaliśmy temat prezentacji tak, żeby przypominał ten z Power Point.

Spotkania Online

Jeśli tylko się da, spotykamy się osobiście. Jeśli nie wszyscy na raz, to w podgrupach. W najgorszym wypadku 1:1. Jednak jeśli trzeba zaplanować Sprint i nie możemy się spotkać, to organizujemy spotkanie online. Tutaj też testowaliśmy różne rozwiązania. Z racji posiadania Office 365, to oczywiście MS Teams. Sprawna integracja z Outlookiem jest bardzo wygodna. MS Teams od razu rozpoznaje wszystkie osoby w zespole i podpowiada kogo dodać. Jednak znowu trudno było go dostosować do naszych potrzeb, a szkoda czasu na bieganie ze wszystkim do supportu (chociaż support MS obecnie działa bardzo dobrze). Próbowaliśmy Google Hangouts i w sumie już nie pamiętam, co nam tam nie pasowało, czego brakowało. Tak czy inaczej zatrzymaliśmy się na Zoom.us. I z tego rozwiązania jesteśmy zadowoleni. Mamy wtyczkę do Outlooka i do Slacka, więc integracja jest bezproblemowa. Nie musimy skakać na inną stronę czy uruchamiać dodatkowego narzędzia, kiedy musimy się zdzwonić.

Dodatkowo do Sprint Retrospective wykorzystujemy wirtualną tablicę.

Komunikacja na bieżąco

Jeśli pracujesz w zespole, to musisz komunikować się na bieżąco. W QAgile na co dzień wymieniamy wiele informacji, do których każdy powinien mieć dostęp. Jeśli nie może sprawdzać, co się dzieje na bieżąco, to może przeczytać o tym później. Tutaj zdecydowanie wygrał Slack. Mamy kanały tematyczne (łącznie z Knowledge i Random, gdzie wrzucamy ciekawe linki) i tworzymy kanały do bieżących spraw, tematów, które wymagają synchronizacji.

Jeśli informacja z racji poufności nie nadaje się na ten kanał, albo za długo by trwało pisanie, łapiemy za telefon. Czasem dochodzi do nieporozumień, bo jednak krótkie pisane zdania pozostawiają wiele do interpretacji. Wtedy też łapiemy za telefon, a jeśli sprawa wymaga całego zespołu, to odpalamy Zoom meeting na żądanie.

Podsumowanie

Jest wiele narzędzi do komunikacji online. Nas do współpracy online popchnęła trudność organizowania spotkań na żywo. Cały czas preferujemy jednak tę drugą formę i staramy się spotykać jak najczęściej.

Podstawa to dobry, zgrany zespół i nawyk dzielenia się informacją. Narzędzie powinno być przede wszystkim wygodne. Jak widzisz korzystamy z różnych konkurencyjnych rozwiązań, np. GSuite i Office 365. Eksperymentujemy z różnymi narzędziami. Najważniejsze, żebyśmy mogli robić to, co jest w danej chwili najważniejsze i narzędzie nas w tym wspierało. Nadmierna potrzeba konfigurowania i uczenia się skomplikowanych interfejsów to dla nas strata czasu.