Praca zdalna — Jak pracować z domu efektywnie?

Koronawirus spowoduje, że wiele osób będzie musiało pracować z domu. Dla niektórych jest to nowe doświadczenie. Praca z domu nie jest tak łatwa jak się wydaje. Przebywanie w domu powoduje, że z łatwością możemy zacząć się zajmować rzeczami nie związanymi z pracą, trudno się skoncentrować. Czas upływa nieubłaganie, a postępów nie widać. Jakiś czas temu zacząłem zauważać, że nie wiele udaje mi się zrobić, kiedy siadam w rozkładanym fotelu w salonie. Wiele razy pracowałem z domu, napisałem w domu książkę pracując 8h u klienta, do którego miałem 2h w jedną stronę. Od dawna interesuję się psychologią, coachingiem i produktywnością. Chciałbym podzielić się wskazówkami, które pomagają mi pracować efektywnie.

Dlaczego praca z domu wygląda inaczej?

Wszystko wynika z psychologi. Jeśli do tej pory pracowałeś w biurze, to dom naturalnie kojarzy się z odpoczynkiem i przyjemnością. Środowisko pracy w biurze ma też pewną charakterystykę, która różni się od przebywania w domu. Główny mechanizm, który ma tutaj znaczenie to kotwiczenie, czy też bardziej fachowo warunkowanie klasyczne. Kotwiczenie jest jednym z podstawowych mechanizmów w psychice ludzkiej, które odkrył Pawłow. Mechanizm działania jest bardzo prosty uczymy się reakcji na bodziec. Na przykład, oglądasz zdjęcia z wakacji i odczuwasz te same emocje, albo przechodzisz przez drzwi biura, siadasz na krześle obrotowym i zmieniasz swoje zachowanie. Zakładasz wygodne papcie z króliczkami i czujesz, że jesteś w domu. No właśnie, to jesteś w domu czy pracy?

Zadbaj o rutynę

W ciagu dnia robię się głodny około 12:00 a potem 18:00. Żołądek spodziewa się, że w środku dnia jest lunch a po powrocie z pracy kolacja. Pamiętam jak kilka lat temu próbowałem pracować w piżamie i szlafroku. Wstawałem różnie, pomiędzy 8:00 a 10:00. Prysznic brałem około południa i znowu wracałem do pracy. Tempo pracy było dosyć słabe i musiałem siedzieć do 22:00, żeby zrobić coś produktywnego. Kiedy zauważyłem ten wzorzec, zmieniłem poranną rutynę na taką samą jak do pracy w biurze. Pobudka z budzikiem o 6:00, prysznic, golenie, perfum, ubranie jak do pracy, śniadanie. Zamiast wyjść do samochodu siadałem do komputera. Pracowałem mniej więcej w stałych godzinach. Jeśli chciałem “zabrać pracę do domu”, to robiłem przerwę po 17:00 na odpoczynek, czas z rodziną, zakupy i siadałem znowu do pracy o 21:00. Produktywność znacznie wzrosła. Zatem od rana rób to samo co robiłbyś wychodząc do biura. W ten sposób mózg dostaje wyraźny sygnał, że czas skupić się i zacząć pracować. Najsilniej działają kotwice zapachowe, więc użycie perfum, zaparzenie kawy są bardzo dobrym pomysłem.

Ogólnie dla dobrej produktywności zaleca się wprowadzenie rutyny porannej. Nie powinieneś zaczynać dnia od czytania maili i powiadomień na telefonie. Najpierw spacer, medytacja, ćwiczenia, przeczytanie czegoś inspirującego albo wprowadzającego w dobry nastrój. I dopiero siadasz do pracy. Jeśli byłbyś w biurze, to też nie odpowiedziałbyś na tego maila o 6:30 ale dopiero po 9:00. Prawda? Świat się nie zawali. Sprawdzanie powiadomień i emaili od rana może wprowadzić Cię w zły nastrój. Od nastroju na początku dnia zależy nastawienie do wykonania pracy.

Stwórz miejsce pracy

Pisałem wyżej, że kiedy siadam w rozkładanym fotelu nie udaje mi się niczego dokończyć. Dlaczego tak się dzieje? Bo mój mózg kojarzy ten fotel z odpoczynkiem i na przykład oglądaniem Netflixa. Ciało się rozluźni, a umysł rozkojarzy. Ani się obejrzę i zamiast kończyć posta albo odpowiadać na maile, oglądam obrazki z kotami. Może też być źle w drugą stronę, osoby, które pracują w łóżku mają problemy z zasypianiem i odpoczynkiem.
Jak sobie z tym poradzić? Trzeba stworzyć sobie miejsce, które jednoznacznie kojarzy się z pracą. Idealnym rozwiązaniem jest osobny pokój przeznaczony na biuro. Wchodzi do pokoju i wiesz, że teraz czas na pracę. Nie każdy ma takie warunki. Może wystarczyć stół w salonie. Tak samo jak z biurka, ze stołu trzeba usunąć wszystko, co nie kojarzy się z pracą. Nawet tylko tymczasowo. Najlepiej, żeby rzeczy związane z rozrywką i przyjemnością nie znajdowały się nawet w zasięgu wzroku, bo będą rozpraszały. Usiądź w podobnej pozycji, w jakiej siedzisz w pracy.

Nawet jeśli masz VPN, albo zdalny pulpit, to pracuj z laptopa firmowego. Kiedy zamkniesz laptopa firmowego, to organizm ma jasny sygnał, że praca jest skończona. Jeśli pracujesz z własnego laptopa, to utwórz osobny pulpit na pracę, korzystaj z innej przeglądarki, pozamykaj zbędne okna i aplikacje.

Kolejna różnica między biurem a domem, która może łatwo dekoncentrować to inne odgłosy. W domu możesz mieć odgłosy pochodzące od domowników i sąsiadów. Ciężko się skupić kiedy słyszysz jak babcia zaczepia niemowlaka powtarzając w koło “da da da” albo sąsiad testuje nowo nabyte w Lidlu wiertła. Tutaj oczywiście z pomocą przychodzą słuchawki najlepiej typu noise cancelling. Niektórzy lubią słuchać swojej ulubionej muzyki i to im pomaga. Dla niektórych muzyka zwłaszcza ze słowami będzie rozpraszająca. Podświadomie zaczynamy słuchać słów piosenki i zaczyna się ukryte przełączanie kontekstu. Jeśli nie muzyka, to może odpowiednie utwory do skupienia. Dla mnie bardzo działają kompozycje z brain.fm. Już na tyle się przyzwyczaiłem, że uruchomienie trybu focus od razu powoduje u mnie większe skupienie po pierwszych nutach. W tej chwili pisząc tego posta słucham właśnie takiego utworu. Może w biurze w tle słychać jakąś stację radiową. Włącz tą stację w domu.

W domu może też być znacznie bardziej cicho niż w biurze na open space. Kiedy brakuje szumu rozmów mózg zaczyna się wsłuchiwać w odgłosy otoczenia i zwracać na nie większą uwagę. To cię rozproszy. Jeśli nie chcesz słuchać muzyki możesz też skorzystać z generatorów szumu takich jak My Noise. Wyszukaj hasło White Noise Generator w Google jeśli potrzebujesz więcej opcji.

Organizacja pracy

W domu trudniej jest zorganizować pracę ponieważ dużo łatwiej o różne rozpraszacze, w szczególności te przyjemne. Mamy również tendencję do załatwiania spraw, na które wcześniej nie mieliśmy czasu. Typowe przykłady to odkurzenie kanapy, obejrzenie tylko jednego odcinka serialu, ugotowanie obiadu, zrobienie prania, wyskoczenie na zakupy. Dużym źródłem rozpraszania mogą stać się domownicy. Partner, dziecko, kot chcą wykorzystać sytuację, że jesteś w domu. Dlatego podstawowa zasada tutaj brzmi Kiedy pracuję z domu, nie ma mnie w domu. Poinformuj domowników, że teraz nie masz czasu na inne rzeczy, bo pracujesz. Jeśli byłbyś w pracy, to jakoś by sobie poradzili bez Ciebie. Jeśli potrzebujesz jakoś zadbać o domowników ustal konkretny plan dnia z nimi. Na przykład: popracuję 2 godziny i pobawię się z Tobą przez 30 minut. Jeśli partner również pracuje z domu, to najlepiej jest wspólnie zaplanować dzień. Jeśli partner ma zaplanowany ważny telefon, spotkanie online, to wtedy Ty zajmujesz się dzieckiem, żeby dać mu komfort pracy. Kto dzisiaj ugotuje coś na lunch? Co będziemy jeść? O której? Takie rzeczy są ustalane na początku dnia, żeby stworzyć odpowiedni plan dnia.

Zarządzaj mailami. Jak mówi Tim Ferris e‑mail to dostęp innych ludzi do Twojej agendy. Przeczytasz e‑mail i zaczniesz się nim zajmować, a Twój plan stoi. Ustal sobie zasadę jak często sprawdzasz skrzynkę i wyłącz powiadomienia albo cały program pocztowy. To Ty masz decydować kiedy się tym zajmiesz, a nie inne osoby. W pilnych sprawach zawsze można do Ciebie zadzwonić. Możesz stworzyć odpowiednią wiadomość w Out Of Office, żeby inni ludzie wiedzieli o Twojej zasadzie i planowali swoją pracę odpowiednio.

Tak w ogóle na początku dnia powinieneś stworzyć plan. Ludzie nie lubią tworzyć takich planów, bo kojarzy im się to z ograniczeniem wolności. Prawda jest zupełnie inna. Jak nie tworzysz planu, to nie masz ani pracy ani rozrywki. Nie widzisz końca pracy, nie masz czasu na odpoczynek i rozrywkę. Zatem stwórz plan dnia uwzględniający przerwy w pracy, przerwę na lunch, kiedy jest koniec pracy. Stworzenie planu może działać też motywująco kiedy widać postęp. Absolutnym minimum jest napisanie listy To Do na dzisiaj. Bierzesz listę z wczoraj, sprawdzasz maile. Ale przepisywanie w koło listy z wczorajszego dnia też nie jest najlepszym pomysłem. Najpierw zdecyduj co chcesz dzisiaj osiągnąć. Jaki masz cel i co jest najważniejsze. To wygląda dokładnie tak samo jak praca w Scrum i zaplanowanie jednodniowego Sprintu. Najpierw cel, potem zadania, które chcesz wykonać, potem czy coś jeszcze zdążę zrobić. Rzeczy, które ładują na dole kartki od kilku dni nie są widocznie ważne i może w ogóle z nich zrezygnować. Przesuwanie tasków tylko demotywuje.

Do pracy kreatywnej potrzebny jest stan osiągnięcia tak zwanego flow. Taki stan trudno jest osiągnąć, ale łatwo stracić. I przerywniki w pracy bardzo szybko wytrącą Cię z niego. Jeśli czujesz, że praca dobrze Ci idzie, zablokuj powiadomienia w telefonie i komputerze. Możesz skorzystać z trybu Do not disturb. I zrób teraz to zadanie do końca. Jeśli przerwiesz, ciężko będzie wrócić do stanu flow i w sumie praca zajmie Ci dużo więcej czasu. W takiej sytuacji, po zakończeniu tego zadania zaktualizuj swój plan dnia. Sprawdź i dostosuj.

Zaznaczaj postępy wykreślając zadania albo przesuwając karteczki. Kiedy mózg widzi postęp, ławtwiej się motywuje do dalszej pracy. Po dniu pracy dobrze zrobić sobie podsumowanie i retrospekcję. Co zrobiłem, co kontynuuję jutro. Gdzie miałem problem? Co zadziałało dobrze, co usprawnić i jak to usprawnić? Robisz notatki i wszystko zamykasz.

Zaplanuj jasny koniec pracy, żeby motywować się wizją końca. Zadania niekoniecznie się skończą. Ja prowadzę własną firmę, więc u mnie zawsze są nowe pomysły i rzeczy do zrobienia, mógłbym nie wstawać nigdy. Odpoczynek jest bardzo ważny. Praca ponad siły zadziała od czasu do czasu. Jako nawyk spowoduje większe zmęczenie, większy stres i mniejszą produktywność.

Są jeszcze dwie praktyki, które pomagają zorganizować pracę. Czasem bardzo trudno jest z czymś ruszyć. Tutaj pomaga podzielenie zadania na mniejsze i tak zwany efekt Zagajnik. Po prostu rusz z pracą, zacznij robić cokolwiek w tym dużym zadaniu i dalej będzie łatwiej. Jeśli masz na liście coś wyjątkowo nieprzyjemnego lub trudnego, to zacznij od tego. Tutaj pomocne sa dwie metafory. Jak zjeść słonia? Po kawałku. Jak z rana zjesz żabę, to cała reszta wydaje się łatwa. Sprawdź też kiedy w ciagu doby masz okres większej produktywności i większego skupienia. U mnie jest to w okolicy 11:00 i tam planuję bardziej kreatywne zadania.

Zaplanuj przerwy. Jeśli masz dobrej klasy smartwatch, to co jakiś czas dostaniesz powiadomienie “Czas wstać na chwilę”. Warto wstać i oderwać się od pracy z kilku względów. Po pierwsze ciało się męczy od dłuższego siedzenia, po drugie umysł może się skupić na maksymalnie 1,5 godziny, najlepsze rozwiązania i pomysły przychodzą pod prysznicem, na spacerze, w świątyni dumania. Więc ruszaj się kiedy dostaniesz powiadomienie albo ustaw sobie alarm. Możesz korzystać też z techniki pomodoro, która tak układa momenty pracy i przerw, żeby zachować produktywność.

Jeśli widzisz, że praca nad zadaniem nie idzie zrób przerwę, przejdź się albo weź się za inne zadanie i wróć do poprzedniego. Zmuszanie się tylko Cię zmęczy. I znowu zobacz czy możesz podzielić to zadanie, albo jest miejsce w którym łatwo zacząć. Stres i zmęczenie osłabiają odporność, co nie jest dobre przy obecnej sytuacji z wirusem. Wczoraj mój plan na dzień wywrócił się do góry nogami. Chciałem napisać tego posta siadając do pracy o 22:00. Jednak widziałem, że nie idzie mi. Zatem przestałem to robić i ustawiłem go jako piesza rzecz rano. I stan flow od razu się pojawił.

Przy okazji zadbaj o nawodnienie organizmu. Sygnały elektryczne i chemia w mózgu potrzebują wody do dobrego działania. Nie musisz pilnować zaleceń co do minimalnego spożycia wody i wlewać w siebie wodę na komendę. Wystarczy, że zaobserwujesz jak często chodzisz do toalety. Jeśli nie pamiętasz ostatniego razu, prawdopodobnie odwadniasz się. Wypij szklankę wody. Uważaj na kawę. W domu łatwo robić sobie jedną za drugą, ale kawa odwadnia i wypłukuje mikroelementy. Sprawdziłem na sobie, że dużo lepiej czuje się prowadząc dwudniowe szkolenie kiedy piję wodę i soki przez cały dzień i tylko jedną kawę rano i jedną po lunchu.

Komunikacja

Presja koleżeńska wpływa motywująco, a dla niektórych osób jest niezbędna. Zadbaj o kontakt z innymi osobami z pracy. Wideokonferencja, chat, telefon powodują, że czujesz się częścią zespołu. Motywacja do skończenia zadania rośnie kiedy wiesz, że inni też pracują albo ktoś na to czeka. Krótkie ploteczki biurowe, porozmawianie o wiadomościach, sporcie też pomaga zasymulować pracę w biurze i na chwilę skupić się na czymś innym. 

Podsumowanie

Jak widzisz efektywna praca z domu jest możliwa, ale wymaga dużo dyscypliny. Jest wiele technik i narzędzi, które mogą Ci pomóc. Wypróbuj, które działają najlepiej dla Ciebie.