Jak przeprowadzić zdalną Retrospekcję Sprintu?

W trakcie panującej pandemii koronawirusa firmy na całym świecie próbują zaadaptować się do obecnej sytuacji i tak szybko jak to możliwe przejść na pracę w pełni zdalną. Coraz więcej zespołów Scrumowych zaczyna pracować z domu, a ponieważ dla wielu osób jest to pierwsze tego typu doświadczenie, pojawiają się nowe, niespotykane dotąd wyzwania i przeszkody. Przykładowo — jak przeprowadzić zdalną Retrospekcję Sprintu, żeby była tak samo efektywna i wartościowa jak stacjonarna?
Naturalnym skojarzeniem zarówno z usuwaniem przeszkód, jak i ze wsparciem w facylitacji wydarzeń Scrumowych jest oczywiście rola Scrum Mastera. Co możesz zrobić jako Scrum Master w swoim zespole, aby pomóc zmaksymalizować wartość zdalnej Retrospekcji? Czytaj dalej.

Przeprowadzanie interaktywnych warsztatów, podnoszących poziom zaangażowania członków zespołu Scrumowego, w trakcie retrospekcji stacjonarnej jest stosunkowo proste. Wszystkie niezbędne narzędzia mamy pod ręką: salę konferencyjną, karteczki samoprzylepne, tablice, flipcharty, markery, nie wspominając już i możliwości porozumiewania się twarzą w twarz oraz komunikacji niewerbalnej. Wystarczy odpowiednio się przygotować, zebrać zespół i zacząć działać. Co jednak gdy jesteśmy zamknięci w swoich domach i pracujemy zdalnie? Tutaj z pomocą mogą nam przyjść następujące narzędzia, które z powodzeniem mogą naśladować te dostępne w klasycznej salce konferencyjnej.

1. Miro — wirtualna, biała tablica, z której może korzystać wiele osób jednocześnie. Do dyspozycji markery, karteczki samoprzylepne, a także proste, gotowe do użycia szablony nie tylko do przeprowadzania retrospekcji, ale także przykładowo do map historyjek użytkownika czy map myśli.
2. Funretro -  prostsza wersja tablicy do zbierania danych/ przemyśleń na retro, dostępny szablon z kolumnami “went well”, “to imrove”, “action points”. Posiada bardzo przydatną funkcjonalność oddawania głosów na poszczególne karteczki w celu wybrania tych najistotniejszych.
3. Retrium — kolejne rozbudowane narzędzie do zbierania przemyśleń od członków zespołu Scrumowego. Zawiera wiele znanych schematów Retrospekcji takich jak 4Ls, Lean Coffee czy Team Radar. Istnieje też możliwość tworzenia własnych schematów.
4. Dokumenty Google — chyba najprostszy, w pełni darmowy sposób stworzenia wspólnej, online’owej przestrzeni roboczej. Możemy utworzyć zwykły dokument tekstowy lub rysunek google z możliwością jego edycji przez każdego komu wyślemy do niego link. Z naszego doświadczenia wynika, że problemem może być tutaj jednak zablokowany w organizacji ze względów bezpieczeństwa dostęp.

Przygotuj agendę spotkania i podziel się nią z uczestnikami odpowiednio wcześniej

 Dobrze jest przygotować się do zdalnej Retrospekcji odpowiednio wcześniej i podzielić się agendą z uczestnikami spotkania z wyprzedzeniem. Tworząc agendę zaplanuj przerwy, które pomogą utrzymać ten sam poziom zaangażowania i produktywności przez cały czas trwania wydarzenia. Jednym z głównych problemów przy spotkaniach online jest trudność w utrzymaniu koncentracji wśród uczestników przez dłuższy czas. Krótkie przerwy mogą okazać się zbawienne.
Przygotowanie planu z wyprzedzeniem pomaga nie tylko w utrzymaniu skupienia wśród uczestników, ale także w śledzeniu przebiegu spotkania.
Warto trzymać się też prostych struktur Retrospekcji, zaproponowanych przez Eshter Derby i Dianę Larsen w książce “Agile Retrospectives” Według autorek skuteczna retrospekcja powinna składać się z 5 etapów:

1. Rozpocznij (Set the Stage) — Celem tego etapu jest zbudowanie produktywnej, bezpiecznej przestrzeni dla uczestników Retrospekcji i określenie jej celu.
2. Zbierz dane (Gathering Data) — Na tym etapie agregujemy informacje odnośnie minionego Sprintu, po to żeby uwspólnić zrozumienie tematów, które chcemy poruszyć.
3. Wygeneruj pomysły (Generating Insights) — W tej części spotkania omawiamy zebrane wcześniej tematy, szukając rozwiązań problemów oraz pomysłów na usprawnienia.
4. Zdecydujcie, za co chcecie się zabrać (Deciding What To Do) — Celem tego etapu jest określenie, które z usprawnień chcemy wdrożyć oraz planu, w jaki sposób zamierzamy to zrobić.
5. Zamknij Retrospekcję (Closing The Stage)- Na koniec staramy się podsumować ustalenia i zakończyć spotkanie z pozytywnym wydźwiękiem.

Wiele pomysłów i formatów dla każdego z etapów możesz znaleźć na stronie Retromat.

Pamiętaj, że zdalna Retrospekcja Sprintu to nadal Retrospekcja

Cel zdalnej Retrospekcji Sprintu jest dokładnie taki sam jak tej przeprowadzanej w biurze, czyli cytując Scrum Guide’a:

• sprawdzenie, co działo się w ostatnim Sprincie, biorąc pod uwagę ludzi, relacje, proces i narzędzia,
• zidentyfikowanie i uporządkowanie istotnych elementów, które sprawdziły się w działaniu oraz tych, które kwalifikują się do usprawnienia,
• stworzenie planu wprowadzania w życie usprawnień sposobu wykonywania pracy przez Zespół Scrumowy.

Osiągnięcie tego celu w trybie zdalnym może być nieco trudniejsze z uwagi na wspomnianą specyfikę spotkań online czy potencjalne problemy techniczne. Nie zapominaj jednak, że Twoim celem nie jest zapewnienie zespołowi zdalnej rozrywki, a wsparcie go w zidentyfikowaniu elementów do usprawnienia i zaplanowaniu planu ich poprawy.
A zatem dojrzały zespół Scrumowy powinien być w stanie samodzielnie przeprowadzić Retrospekcję Sprintu korzystając po prostu z najzwyklejszych narzędzi do video konferencji jak Skype czy Zoom i otwarcie rozmawiając ze sobą.