Scrum Studio jako sposób na transformację Agile

utwor­zone przez | Sie 6, 2017 | Blog, Scrum­pe­dia | 2 Komen­tarze

Scrum Stu­dio daje możli­wość sko­rzys­ta­nia z korzyś­ci Scrum nawet w moc­no skost­ni­ałej orga­ni­za­cji.

Jest przy­na­jm­niej kil­ka sprawd­zonych wzor­ców i strate­gii Trans­for­ma­cji Agile, albo jak kto woli wprowadza­nia Agile do orga­ni­za­cji. Znamy pode­jś­cia ewolucyjne i rewolucyjne, bot­tom-top i top-bot­tom, organ­iczne i według narzu­conej metody­ki. Jeff Suther­land zapro­ponował w książce Soft­ware In 30 days coś pomiędzy imple­men­tacją Scrum w pro­jek­cie, a Trans­for­ma­cją Agile w całej orga­ni­za­cji.

Czym jest Scrum Studio?

Scrum Stu­dio moż­na najproś­ciej określić jako wyo­dręb­niony  w orga­ni­za­cji obszar rządzą­cy się inny­mi zasada­mi. W ramach Scrum Stu­dio jeden lub więcej zespołów pracu­je w pełni zgod­nie ze Scrum.

Współpra­ca i zależność pomiędzy starą a nową orga­ni­za­cją są wyraźnie określone. Orga­ni­za­c­ja dostar­cza usłu­gi takie jak HR, obsłu­ga praw­na, przestrzeń biurowa, rozliczenia i zaso­by. Orga­ni­za­c­ja wyz­nacza i zle­ca kole­jne pro­jek­ty do real­iza­cji. Pro­jek­ty są real­i­zowane przez zespoły pracu­jące w ramach Stu­dio tylko i wyłącznie zgod­nie z nowy­mi zasada­mi współpra­cy. Łat­wo zauważyć, że relac­ja pomiędzy starą orga­ni­za­cją a Scrum Stu­dio przy­pom­i­nać relację klien­ta z dostaw­cą. Zatem moż­na powiedzieć, że Scrum Stu­dio to taki wewnętrzny soft­ware house.

Wyt­warzanie pro­duk­tów w ramach zwin­nej orga­ni­za­cji powin­no przynieść wymierne wartoś­ci finan­sowe i wywołać porzą­dane efek­ty takie jak krót­szy time to mar­ket, więk­sza innowa­cyjność, szyb­sze uzyskanie przy­chodu, ale to nie wszys­tko. W ramach Scrum Stu­dio orga­ni­za­c­ja uczy się jak dzi­ała Scrum i wypra­cowu­je prak­ty­ki gotowe do wdroże­nia w innych obszarach. Z każdym nowym pro­jek­tem pra­ca powin­na prze­b­ie­gać bardziej opty­mal­nie, a imple­men­tac­ja Scru­ma powin­na być bardziej dojrza­ła. Moż­na sobie wyobraz­ić sce­nar­iusz, w którym więk­szość pro­jek­tów jest real­i­zowana w Scrum Stu­dio i de fac­to sta­je się ono nową orga­ni­za­cją.

Dlaczego Scrum Studio?

Dlaczego potrze­bu­je­my tak drasty­cznego ruchu jak tworze­nie firmy w fir­mie? W niek­tórych orga­ni­za­c­jach, zwłaszcza dużych lub z długi­mi trady­c­ja­mi Scrum może wydawać się czymś bard­zo odmi­en­nym, dzi­wnym. A jak wiado­mo z pod­staw psy­cholo­gi, nat­u­ral­nie boimy się rzeczy, których nie znamy. Zatem nat­u­ral­nym odruchem orga­ni­za­cji będzie opór. Im bardziej Scrum będzie rożny od obec­nej rzeczy­wis­toś­ci, tym opór będzie więk­szy.

Częs­to łatwiej jest przekon­ać do nowego na zasadzie uru­chomienia pilota i ekspery­men­tu w ramach Scrum Stu­dio, niż wprowadza­nia zmi­any w całej orga­ni­za­cji. Mniejszy zakres zmi­any przekła­da się na więk­sze skupi­e­nie energii w jed­nym miejs­cu i szyb­sze uzyskanie mierzal­nych efek­tów.

Niek­tóre duże orga­ni­za­c­je typu kor­po­rac­ja od pewnego cza­su zda­ją sobie sprawę, że są zbyt nieefek­ty­wne i przytłoc­zone biurokracją, żeby móc być innowa­cyjny­mi. Jakakol­wiek zmi­ana w skost­ni­ałych orga­ni­za­c­jach trwa dłu­go ze względów na dużą iner­cję orga­ni­za­cji. Kor­po­rac­je radzą sobie w ten sposób, że zakłada­ją start­up jako osob­ną fir­mę pow­iązaną prawnie z kor­po­racją. W ramach nowej firmy mają pow­stawać innowa­cyjne pro­duk­ty, które kor­po­rac­ja poma­ga wdrażać na rynek. Scrum Stu­dio to w sum­ie bard­zo podob­ny pomysł, ale łatwiejszy do uru­chomienia.

Jak zbudować Scrum Studio?

Studio Manager

Na początek potrze­bu­je­my odpowied­nio umo­cow­anego w orga­ni­za­cji man­agera, który będzie odpowidzial­ny za zarządzanie Scrum Stu­dio. Taka oso­ba powin­na posi­adać wiedzę na tem­at Scru­ma i roz­wo­ju opro­gramowa­nia. Stu­dio Man­ag­er uru­cho­mi Stu­dio, zajmie się szkole­niem i coachingiem ludzi pracu­ją­cych w ramach nowej orga­ni­za­cji a następ­nie będzie sku­pi­ał się na opty­mal­iza­cji dzi­ała­nia nowej orga­ni­za­cji. Patrząc na zakres obow­iązków tej roli moż­na dojść do wniosku, że to jest w sum­ie to samo, co dzisi­aj najczęś­ciej określamy jako Agile Coach.

Nowe zasady pracy

Mając doświad­cze­nie w kor­po­rac­jach mogę powiedzieć, że zmi­an­ie uleg­ną cele roczne i zasady przy­dziela­nia pre­mii, KPI i rapor­towanie, ścież­ka eskalacji i hier­ar­chia orga­ni­za­cyj­na. Dobrym pomysłem było­by pod­pisanie innej umowy o pracę albo cho­ci­aż zapoz­na­nia z nowy­mi zasada­mi pra­cy, żeby wyraźnie dać do zrozu­mienia, że naprawdę nastąpiła zmi­ana. Również oso­by ze strony biz­ne­su muszą przestrze­gać nowych zasad współpra­cy.

Każ­da zaan­gażowana oso­ba powin­na prze­jść pod­sta­wowe szkole­nie ze Scrum. Nowo pow­stałe Zespoły Devel­op­er­skie powin­ny prze­jść akty­wnoś­ci wspier­a­jące for­mowanie zespołów.

Nowe środowisko pracy

Trze­ba zad­bać o stworze­nie środowiska umożli­wia­jącego pracę w Zespołach Scrum poprzez zapewnie­nie każde­mu zespołowi odpowied­nich mebli i przestrzeni. Krzesła i biur­ka powin­ny pozwalać na samoor­ga­ni­za­cję zespołów, powin­no wystar­czyć miejs­ca na odpowied­nie mon­i­to­ry. W pomieszczeni­ach zespołów swo­jej miejsce muszą znaleźć tablice typu white­board i Scrum Board. Trze­ba też zapewnić miejsce na Dai­ly Scrum i pozostałe wydarzenia scru­mowe. Bard­zo dobrze dzi­ała fizy­cz­na izo­lac­ja od starej orga­ni­za­cji w formie innego pię­tra, a nawet budynku.

Częs­to Scrum Stu­dio będzie odstawało tech­no­log­icznie od pier­wot­nej orga­ni­za­cji. Zatem potrze­bu­je­my zad­bać o środowiska devel­op­er­skie, ser­w­ery inte­gra­cyjne,

Devel­op­erów należy wyposażyć w odpowied­nie narzędzia jak na przykład IDE czy narzędzia do automatyza­cji. Jeśli nie od razu, to na pewno za jak­iś czas w Scrum Stu­dio zagoś­ci Con­tin­u­ous Inte­gra­tion, a może nawet Con­tin­u­ous Deliv­ery. W dużych orga­ni­za­c­jach wyzwaniem będą pro­ce­dury bez­pieczeńst­wa i odpowied­ni ruch sieciowy.

W obliczu tworzenia środowiska i zdoby­wa­nia poz­woleń na kole­jne wyjąt­ki Stu­dio Man­ag­er ma okazję wykaza­nia się umiejęt­noś­ci­a­mi przy­wód­czy­mi, dyplo­macją. W tych sytu­ac­jach dowiemy się też jakie naprawdę posi­a­da on wpły­wy i umo­cow­anie w orga­ni­za­cji.

Nowe miary i cele

Wyz­naczanie indy­wid­u­al­nych celów rocznych i indy­wid­u­al­na oce­na rocz­na  będą moc­no sprzeczne z orga­ni­za­cją Scrum Stu­dio.

Trady­cyjne KPI, które do tej pory mierzyły sztuczne cele i mal­owanie trawy na zielono też prze­jdą surowy przegląd.

A co warto mierzyć? Co ma sens? Oczy­wiś­cie pier­wsza rzecz, która przy­chodzi na myśl, kiedy mówimy o mierze­niu zespołów Scru­mowych od razu na myśl przy­chodzi Veloc­i­ty. Veloc­i­ty określana jako pręd­kość lub pro­duk­ty­wność zespołów mierzymy w iloś­ci funkcjon­al­noś­ci dostar­czanej w każdym Sprin­cie.

Ale to nie wystar­cza. Skupi­e­nie na Veloc­i­ty może skutkować obniże­niem jakoś­ci. Tego byśmy nie chcieli. Zatem trze­ba także mierzyć jakość. Scrum sku­pia się na budowa­niu wartoś­ciowych pro­duk­tów. Powin­niśmy sprawdzać ile wartoś­ci generu­je­my w każdym pro­jek­cie i czy w związku z tym Stu­dio przynosi odpowied­ni Return On Invest­ment.

Dodatkowo przed zaan­gażowaniem się w budowanie Scrum Stu­dio powin­niśmy określić miarę czy nawet miary sukce­su i śledz­ić je kiedy nowa orga­ni­za­c­ja zacznie dzi­ałać.

Mierze­nie wybranych wartoś­ci powin­no się odby­wać cyk­licznie. Oprócz jed­no­ra­zowych wyników ważne jest obser­wowanie trendów.

Pułapki Scrum Studio

Brak przejrzystej informacji

Kiep­s­ka komu­nikac­ja wokół uru­chomienia Scrum Stu­dio może spowodować negaty­wne skut­ki. Na przykład może­my wywołać poczu­cie my kon­tra oni i lep­si kon­tra gor­si. Taka sytu­ac­ja będzie szkodz­iła poli­ty­cznie nowej orga­ni­za­cji i wpły­wała negaty­wnie na otrzymy­wanie potrzeb­ne­go wspar­cia.

Biznes chce rządzić

Z doświad­czenia wiem, że Nie moż­na poz­wolić, żeby biznes rządz­ił w Scrum Stu­dio. Bard­zo szy­bko dojdzie do tego, że biznes będzie moc­no ingerował w każdy aspekt devel­op­men­tu. Biz­ne­sowi nie będzie zależało na praw­idłowej imple­men­tacji Scrum. Byle szy­b­ciej i taniej. Coco jum­bo i do przo­du!

Brak Studio Managera

Bez wyraźnie wybranego Stu­dio Man­agera w orga­ni­za­cji pojawi się kilku graczy kor­po­ra­cyjnych, którzy chęt­nie sko­rzys­ta­ją z sukce­su ale z poraż­ki już niekoniecznie. Taka sytu­ac­ja spowodu­je brak prze­jrzys­toś­ci i poli­tykowanie zami­ast pode­j­mowa­nia decyzji.

Potrzebujesz rozbiegu

Pewne zmi­any i zaso­by będą potrzeb­ne już od początku powoła­nia Scrum Stu­dio. Dobrym przykła­dem jest tutaj zestaw­ie­nie środowiska dewelop­er­skiego. W skost­ni­ałej orga­ni­za­cji zakup innych niż stan­dar­d­owe maszyn może być bard­zo długim pro­ce­sem. Jeszcze dłuższa i bardziej skom­p­likowana ścież­ka zdrowia będzie doty­czyła zestaw­ienia sieci, nada­nia uprawnień admin­is­tra­cyjnych czy złagodzenia poli­ty­ki bez­pieczeńst­wa. Może ubyć tak, że jakakol­wiek nie­s­tandar­d­owa rzecz będzie utrud­ni­ana i blokowana przez kul­turę, pro­ce­dury i przepisy. Co jak­iś czas do mediów trafia infor­ma­c­ja, że poz­wole­nia, żeby nosić krótkie spo­den­ki nawet w fali upałów graniczy z cud­em. His­to­rie, o których nie sły­chać w medi­ach bywa­ją bardziej absurdalne.

Co z tego wyni­ka dla Scrum Stu­dio? Od samego początku nowa orga­ni­za­c­ja będzie miała wyma­ga­ją­cych intere­sar­iuszy liczą­cych na dużą wartość szy­bko. Dodatkowo w cie­niu będzie zbier­ała się prze­ci­wników poli­ty­cznych czeka­ją­cych na potknię­cie. Jeżeli uru­chomimy ofic­jal­nie Scrum Stu­dio, ale będziemy zaję­ci przy­go­towa­ni­a­mi, to pojawi się bard­zo duże ciśnie­nie. Z jed­nej strony będzie to naciskanie na brak wartoś­ci z Zespołów. Z drugiej strony hejt i pło­ty kory­tar­zowe ze strony prze­ci­wników. Nic tak nie pod­nosi takim ludziom ego jak “A nie mówiłem?”. Zatem wyraźnie infor­muj i zarządzaj oczeki­wa­ni­a­mi rozróż­ni­a­jąc set­up od właś­ci­wej pra­cy oper­a­cyjnej.

Podsumowanie

Ktoś mądry powiedzi­ał, że tak naprawdę nie moż­na zmienić orga­ni­za­cji, ale moż­na stworzyć nową, która będzie bardziej atrak­cyj­na. Scrum Stu­dio doskonale pasu­je do tej filo­zofii. To pode­jś­cie doskonale otwiera drzwi do więk­szych, bardziej śmi­ałych trans­for­ma­cji.

Możesz tez zas­tanow­ić się, czy ostat­nia trans­for­ma­c­ja, która widzi­ałeś, była imple­men­tacją Scrum Stu­dio. Czy wszys­tkie potrzeb­ne ele­men­ty były zaim­ple­men­towane?