Scrum Studio jako sposób na transformację Agile

Jest przynajmniej kilka sprawdzonych wzorców i strategii Transformacji Agile, albo jak kto woli wprowadzania Agile do organizacji. Znamy podejścia ewolucyjne i rewolucyjne, bottom-top i top-bottom, organiczne i według narzuconej metodyki. Jeff Sutherland zaproponował w książce Software In 30 days coś pomiędzy implementacją Scrum w projekcie, a Transformacją Agile w całej organizacji.

Czym jest Scrum Studio?

Scrum Studio można najprościej określić jako wyodrębniony  w organizacji obszar rządzący się innymi zasadami. W ramach Scrum Studio jeden lub więcej zespołów pracuje w pełni zgodnie ze Scrum.

Współpraca i zależność pomiędzy starą a nową organizacją są wyraźnie określone. Organizacja dostarcza usługi takie jak HR, obsługa prawna, przestrzeń biurowa, rozliczenia i zasoby. Organizacja wyznacza i zleca kolejne projekty do realizacji. Projekty są realizowane przez zespoły pracujące w ramach Studio tylko i wyłącznie zgodnie z nowymi zasadami współpracy. Łatwo zauważyć, że relacja pomiędzy starą organizacją a Scrum Studio przypominać relację klienta z dostawcą. Zatem można powiedzieć, że Scrum Studio to taki wewnętrzny software house.

Wytwarzanie produktów w ramach zwinnej organizacji powinno przynieść wymierne wartości finansowe i wywołać porządane efekty takie jak krótszy time to market, większa innowacyjność, szybsze uzyskanie przychodu, ale to nie wszystko. W ramach Scrum Studio organizacja uczy się jak działa Scrum i wypracowuje praktyki gotowe do wdrożenia w innych obszarach. Z każdym nowym projektem praca powinna przebiegać bardziej optymalnie, a implementacja Scruma powinna być bardziej dojrzała. Można sobie wyobrazić scenariusz, w którym większość projektów jest realizowana w Scrum Studio i de facto staje się ono nową organizacją.

Dlaczego Scrum Studio?

Dlaczego potrzebujemy tak drastycznego ruchu jak tworzenie firmy w firmie? W niektórych organizacjach, zwłaszcza dużych lub z długimi tradycjami Scrum może wydawać się czymś bardzo odmiennym, dziwnym. A jak wiadomo z podstaw psychologi, naturalnie boimy się rzeczy, których nie znamy. Zatem naturalnym odruchem organizacji będzie opór. Im bardziej Scrum będzie rożny od obecnej rzeczywistości, tym opór będzie większy.

Często łatwiej jest przekonać do nowego na zasadzie uruchomienia pilota i eksperymentu w ramach Scrum Studio, niż wprowadzania zmiany w całej organizacji. Mniejszy zakres zmiany przekłada się na większe skupienie energii w jednym miejscu i szybsze uzyskanie mierzalnych efektów.

Niektóre duże organizacje typu korporacja od pewnego czasu zdają sobie sprawę, że są zbyt nieefektywne i przytłoczone biurokracją, żeby móc być innowacyjnymi. Jakakolwiek zmiana w skostniałych organizacjach trwa długo ze względów na dużą inercję organizacji. Korporacje radzą sobie w ten sposób, że zakładają startup jako osobną firmę powiązaną prawnie z korporacją. W ramach nowej firmy mają powstawać innowacyjne produkty, które korporacja pomaga wdrażać na rynek. Scrum Studio to w sumie bardzo podobny pomysł, ale łatwiejszy do uruchomienia.

Jak zbudować Scrum Studio?

Studio Manager

Na początek potrzebujemy odpowiednio umocowanego w organizacji managera, który będzie odpowidzialny za zarządzanie Scrum Studio. Taka osoba powinna posiadać wiedzę na temat Scruma i rozwoju oprogramowania. Studio Manager uruchomi Studio, zajmie się szkoleniem i coachingiem ludzi pracujących w ramach nowej organizacji a następnie będzie skupiał się na optymalizacji działania nowej organizacji. Patrząc na zakres obowiązków tej roli można dojść do wniosku, że to jest w sumie to samo, co dzisiaj najczęściej określamy jako Agile Coach.

Nowe zasady pracy

Mając doświadczenie w korporacjach mogę powiedzieć, że zmianie ulegną cele roczne i zasady przydzielania premii, KPI i raportowanie, ścieżka eskalacji i hierarchia organizacyjna. Dobrym pomysłem byłoby podpisanie innej umowy o pracę albo chociaż zapoznania z nowymi zasadami pracy, żeby wyraźnie dać do zrozumienia, że naprawdę nastąpiła zmiana. Również osoby ze strony biznesu muszą przestrzegać nowych zasad współpracy.

Każda zaangażowana osoba powinna przejść podstawowe szkolenie ze Scrum. Nowo powstałe Zespoły Developerskie powinny przejść aktywności wspierające formowanie zespołów.

Nowe środowisko pracy

Trzeba zadbać o stworzenie środowiska umożliwiającego pracę w Zespołach Scrum poprzez zapewnienie każdemu zespołowi odpowiednich mebli i przestrzeni. Krzesła i biurka powinny pozwalać na samoorganizację zespołów, powinno wystarczyć miejsca na odpowiednie monitory. W pomieszczeniach zespołów swojej miejsce muszą znaleźć tablice typu whiteboard i Scrum Board. Trzeba też zapewnić miejsce na Daily Scrum i pozostałe wydarzenia scrumowe. Bardzo dobrze działa fizyczna izolacja od starej organizacji w formie innego piętra, a nawet budynku.

Często Scrum Studio będzie odstawało technologicznie od pierwotnej organizacji. Zatem potrzebujemy zadbać o środowiska developerskie, serwery integracyjne,

Developerów należy wyposażyć w odpowiednie narzędzia jak na przykład IDE czy narzędzia do automatyzacji. Jeśli nie od razu, to na pewno za jakiś czas w Scrum Studio zagości Continuous Integration, a może nawet Continuous Delivery. W dużych organizacjach wyzwaniem będą procedury bezpieczeństwa i odpowiedni ruch sieciowy.

W obliczu tworzenia środowiska i zdobywania pozwoleń na kolejne wyjątki Studio Manager ma okazję wykazania się umiejętnościami przywódczymi, dyplomacją. W tych sytuacjach dowiemy się też jakie naprawdę posiada on wpływy i umocowanie w organizacji.

Nowe miary i cele

Wyznaczanie indywidualnych celów rocznych i indywidualna ocena roczna  będą mocno sprzeczne z organizacją Scrum Studio.

Tradycyjne KPI, które do tej pory mierzyły sztuczne cele i malowanie trawy na zielono też przejdą surowy przegląd.

A co warto mierzyć? Co ma sens? Oczywiście pierwsza rzecz, która przychodzi na myśl, kiedy mówimy o mierzeniu zespołów Scrumowych od razu na myśl przychodzi Velocity. Velocity określana jako prędkość lub produktywność zespołów mierzymy w ilości funkcjonalności dostarczanej w każdym Sprincie.

Ale to nie wystarcza. Skupienie na Velocity może skutkować obniżeniem jakości. Tego byśmy nie chcieli. Zatem trzeba także mierzyć jakość. Scrum skupia się na budowaniu wartościowych produktów. Powinniśmy sprawdzać ile wartości generujemy w każdym projekcie i czy w związku z tym Studio przynosi odpowiedni Return On Investment.

Dodatkowo przed zaangażowaniem się w budowanie Scrum Studio powinniśmy określić miarę czy nawet miary sukcesu i śledzić je kiedy nowa organizacja zacznie działać.

Mierzenie wybranych wartości powinno się odbywać cyklicznie. Oprócz jednorazowych wyników ważne jest obserwowanie trendów.

Pułapki Scrum Studio

Brak przejrzystej informacji

Kiepska komunikacja wokół uruchomienia Scrum Studio może spowodować negatywne skutki. Na przykład możemy wywołać poczucie my kontra oni i lepsi kontra gorsi. Taka sytuacja będzie szkodziła politycznie nowej organizacji i wpływała negatywnie na otrzymywanie potrzebnego wsparcia.

Biznes chce rządzić

Z doświadczenia wiem, że Nie można pozwolić, żeby biznes rządził w Scrum Studio. Bardzo szybko dojdzie do tego, że biznes będzie mocno ingerował w każdy aspekt developmentu. Biznesowi nie będzie zależało na prawidłowej implementacji Scrum. Byle szybciej i taniej. Coco jumbo i do przodu!

Brak Studio Managera

Bez wyraźnie wybranego Studio Managera w organizacji pojawi się kilku graczy korporacyjnych, którzy chętnie skorzystają z sukcesu ale z porażki już niekoniecznie. Taka sytuacja spowoduje brak przejrzystości i politykowanie zamiast podejmowania decyzji.

Potrzebujesz rozbiegu

Pewne zmiany i zasoby będą potrzebne już od początku powołania Scrum Studio. Dobrym przykładem jest tutaj zestawienie środowiska deweloperskiego. W skostniałej organizacji zakup innych niż standardowe maszyn może być bardzo długim procesem. Jeszcze dłuższa i bardziej skomplikowana ścieżka zdrowia będzie dotyczyła zestawienia sieci, nadania uprawnień administracyjnych czy złagodzenia polityki bezpieczeństwa. Może ubyć tak, że jakakolwiek niestandardowa rzecz będzie utrudniana i blokowana przez kulturę, procedury i przepisy. Co jakiś czas do mediów trafia informacja, że pozwolenia, żeby nosić krótkie spodenki nawet w fali upałów graniczy z cudem. Historie, o których nie słychać w mediach bywają bardziej absurdalne.

Co z tego wynika dla Scrum Studio? Od samego początku nowa organizacja będzie miała wymagających interesariuszy liczących na dużą wartość szybko. Dodatkowo w cieniu będzie zbierała się przeciwników politycznych czekających na potknięcie. Jeżeli uruchomimy oficjalnie Scrum Studio, ale będziemy zajęci przygotowaniami, to pojawi się bardzo duże ciśnienie. Z jednej strony będzie to naciskanie na brak wartości z Zespołów. Z drugiej strony hejt i płoty korytarzowe ze strony przeciwników. Nic tak nie podnosi takim ludziom ego jak “A nie mówiłem?”. Zatem wyraźnie informuj i zarządzaj oczekiwaniami rozróżniając setup od właściwej pracy operacyjnej.

Podsumowanie

Ktoś mądry powiedział, że tak naprawdę nie można zmienić organizacji, ale można stworzyć nową, która będzie bardziej atrakcyjna. Scrum Studio doskonale pasuje do tej filozofii. To podejście doskonale otwiera drzwi do większych, bardziej śmiałych transformacji.

Możesz tez zastanowić się, czy ostatnia transformacja, która widziałeś, była implementacją Scrum Studio. Czy wszystkie potrzebne elementy były zaimplementowane?