Czytając niektóre książki, artykuły, prezentacje z konferencji można dojść do wniosku, że dobre zarządzanie projektem to wiedza tajemna dostępna wąskiej grupie ludzi. Wydaje się, że jest grupa ludzi, która wymyśla nowe reguły i prawidła. Ale tak na prawdę, jeśli zdejmiemy etykiety i zajrzymy w głąb proponowanych metod i narzędzi, to w końcu dojdziemy do tego samego: zdrowy rozsądek i intuicja. Tylko tyle wystarczy, żeby być skutecznym i wcale nie trzeba chodzić na szkolenia za tysiące euro, żeby się tego dowiedzieć. Czasami można się przekonać, że osoby odnoszące sukcesy nie wiedzą, że używają określonych technik i jak się te techniki nazywają. Po prostu działają intuicyjnie i nie potrafią odpowiedzieć na pytanie „co konkretnie robisz, żeby osiągnąć sukces”.
Wystarczy zdrowy rozsądek
Okazuje się, że to, co Brian Tracy przedstawia jako sposób prowadzenia dowolnego projektu do złudzenia przypomina metody zwinne. Psychologia sukcesu i techniki zarządzania czasem to przepis na pomyślnie zakończony projekt. Walt Disney wykorzystywał Story Boarding w swoich projektach, a my teraz korzystamy z Agile Wall. Są pewne prawa uniwersalne, które działają w każdym kontekście i każdej sytuacji i można je nazwać po prostu zdrowym rozsądkiem. Do takich wniosków doszedłem już jakiś czas temu słuchając historii i obserwując zachowania w firmach przynoszące pozytywne jak i negatywne efekty. Dzisiaj przytoczę autentyczną historię o dwóch sklepach. Gdybyśmy przykleili odpowiednie etykiety, to można powiedzieć, że jest to historia o efektach micromanagement’u kontra przekazanie odpowiedzialności ludziom wykonującym pracę. To co tworzy nam idealne obiekty do badan za pomocą porównania, to podobieństwo tych firm. Oba sklepy należą do franszyzy tej samej sieci, są podobne powierzchniowo, oferują produkty z tej samej bazy produktów i działają w tym samym rejonie w miejscowościach oddzielonych od siebie o około trzydzieści kilometrów.
Micromanagement czyli sklep #1
Pierwszy właściciel jest przedstawicielem podejścia micromanagement’u i szpiegostwa. To podejście polega na tym, że właściciel sam osobiście musi podjąć każdą decyzję. W każdym dużym sklepie są kierownicy działów, którzy powinni być odpowiedzialni za zamawianie towaru, wykładanie go na półkach i tak dalej. Jest też księgowa, która powinna przygotowywać faktury i raporty do podpisu i rozliczać firmę. Ale wszystkie te czynności muszą przejść przez ręce właściciela. W związku, z czym na jego biurku leży sterta zamówień i faktur. Zamówienia są błędnie zamawiane i przychodzi do sklepu kilka palet towaru zamiast kilka kartonów. Faktury przedawniają się i część dostawców nalicza kary lub zaprzestaje współpracy. W sklepie brakuje towaru wtedy, kiedy jest największe zapotrzebowanie, czyli na przykład z okazji świąt. Bo niby skąd właściciel może wiedzieć o co pytają klienci i jaki towar schodzi najszybciej? Do tego właściciel ma “zaufanego pracownika”, który biega po sklepie, obserwuje i podsłuchuje innych pracowników i donosi skrawki informacji, z których tworzone są afery. Oczywiście w firmie panuje też system kar finansowych i zabieranie premii jest praktyką nagminną. Na Święta Bożonarodzeniowe pracownicy zostali bez premii i bez okazyjnych paczek od firmy. Właściciel decyduje z góry ile osób będzie na zmianie i ile będzie pracowało w kasie w wyniku czego w okresie największego ruchu tylko jedna kasa jest otwarta a czas oczekiwania jest tak długi, że klienci rezygnują z zakupów i wychodzą. Po jakimś czasie klienci przestają przychodzić. Pracownicy czują się zastraszeni, nie podejmują samodzielnie żadnych decyzji, a interes ledwo przynosi jakieś zyski. Właściciel kupił sobie stare BMW, bo tylko na tyle go stać jako właściciela marketu.
Odpowiedzialność w Zespole, czyli sklep #2
W drugim sklepie sytuacja jest diametralnie odwrotna. Kierownicy działów sami decydują o tym, jaki towar i kiedy zamówić. Właściciel wspiera ich w decyzjach, a czasem nawet pomaga im stawiać bardziej ambitne cele. Na przykład, jeśli kierownik chce zamówić dwie palety dobrze schodzącego towaru, właściciel pyta czy może trzy palety też udałoby się sprzedać i dodaje, że jeżeli nie uda się, to sam bierze na siebie to ryzyko. Pracownicy czują, że mają wsparcie i nie są karani za podejmowanie decyzji. Wszyscy kierownicy mają tylko jedno spotkanie z właścicielem raz w tygodniu, gdzie podają obecny stan działu i mówią czy potrzebują pomocy. W firmie obowiązuje system nagród. Pracownicy dostają premie i paczki świąteczne. Obowiązuje też zasada, że pracownik jest najważniejszy. Jeżeli ktoś ma problem, który wymaga natychmiastowej reakcji, to może w każdej chwili wejść do biura właściciela. Jeżeli właściciel ma spotkanie w tym czasie, to przerywa na chwilę, wychodzi i załatwia sprawę. Właściciel przebywa w filmie tylko trzy godziny dziennie, a kiedy przychodzi do biura bierze dokumenty czekające na jego podpis z kuwety, podpisuje bez czytania i odkłada, bo ufa swojej księgowej. Interes kwitnie, klientów przybywa, pracownicy są zadowoleni. Właściciel jeździ nowym Citroenem i buduje dom na pięknej działce pod lasem.
Wnioski
Na podanych przykładach widać wyraźnie jak działa micromanagement a jakie efekty można osiągnąć poprzez oddanie odpowiedzialności w ręce ludzi, którzy wykonują daną pracę. Do tego widzimy różnice w systemie motywacyjnym i podejściu do pracownika. Te same warunki, ale inne podejście dają skrajnie różny wynik. Przestawiona tutaj historia pokazuje nam też ciekawe zjawisko wprowadzenia dobrych praktyk bez posiadania wiedzy teoretycznej. Badając takie przykłady można budować teorię stosując proces modelowania z NLP i uzyskiwać takie same efekty na kolejnych projektach, w kolejnych firmach. Pomyśl jak wykorzystać tą wiedzę w Twoim projekcie lub Twojej firmie.
- Co robi Product Owner w Scrum? Rola i odpowiedzialności — 18/04/2025
- Kult Cargo w Agile — 16/04/2025
- Scrum Master jako servant leader — 12/04/2025