Select Page
Krystian Kaczor
Latest posts by Krystian Kaczor (see all)

Manager to zło wcielone

by | lip 2, 2024 | Blog | 0 comments

Negatywne Postrzeganie Managerów

Jeśli kiedykolwiek myślałeś, że:

  1. Managerowie są niekompetentni — 84% osób zgadza się, że “słabo wyszkoleni managerowie powodują dużo niepotrzebnej pracy i stresu”.
  2. Większość czasu spędzają na spotkaniach — 72% czasu CEO spędzają na spotkaniach.
  3. Ludzie nie potrzebują managera do zarządzania codzienną pracą — 83% respondentów uważa, że mogliby wykonywać swoją pracę bez managera.
  4. Manager jest zupełnie oderwany od rzeczywistości — Oddzielenie zarządzania od pracy tworzy niechęć wśród pracowników i pozbawia managerów empatii potrzebnej do zrozumienia wykonywanych zadań.
  5. Manager sam wymyśla sobie robotę i niepotrzebnie angażuje innych — 50% pracowników stwierdziło, że odeszło z pracy, aby uciec od swojego managera,

to teraz możesz głośno krzyknąć BINGO!

O co chodzi?

W zeszłym tygodniu na jednym z portali pojawił się artykuł z 2022 roku ze słowami Most managers are terrible w tytule. W oparciu o badania z różnych źródeł publikacja dostarcza wielu argumentów przeciwko managerom. Potwierdza tezę, że ludzie nie odchodzą z firm, ale od managerów. Rzeczywistość pracy zdalnej po serii lockdownów tylko wzmacnia obraz jak soczewka.

Tak naprawdę jest to skomplikowane zagadnienie, szczególnie że w publikacji mieszane są podstawowe pojęcia. Mamy za dużo managerów, a za mało liderów. Zajrzyjmy głębiej.

Kim jest manager?

Definicja: W definicji managera pojawiają się takie terminy jak planowanie, organizowanie, kontrolowanie. Rzadziej spotykane są określenia jak prowadzenie, inspirowanie, wspieranie, budowanie zespołów.

Zarządzanie: Managerowie mogą zarządzać procesem, projektem, kompetencjami, jednostką organizacyjną, produktem, ryzykiem, budżetem itp. Dlaczego jednak zarządzanie pracą ludzi jest domyślną rolą managera? Dlaczego chociaż może to być rola w procesie, często jest to stanowisko pracy z opisem obowiązków? Częściowo wynika to z historycznego wzorca struktur wojskowych, które przejęły organizacje. Jednak już w latach 80-tych, po ogłoszeniu modelu VUCA armia amerykańska zaczęła odchodzić od twardych struktur na rzecz liderów sytuacyjnych i samoorganizujących się zespołów. Managerowie często mają jedną misję: utrzymać status quo. Ma być stabilnie, bez zmian i pod kontrolą.

Przykłady z Doświadczenia

W Szwecji manager to był kolega, który wyglądał i zachowywał się jak każdy inny. W dodatku każdy manager miał ocenę roczną od pracowników. Rozmawiałem z kimś przez godzinę, mieliśmy ożywioną dyskusję podczas której dowiedziałem się, że niektóre rzeczy nie są takie oczywiste, warto jeszcze trochę się douczyć. Rozmówca stawiał mi trudne pytania. Spytałem czym się mój rozmówca zajmuje i okazało się, że to jest wiceprezes banku. Pomyślałem “właściwy człowiek na właściwym miejscu”. W Polsce natomiast mam wrażenie, cytat z komedii: “mój mąż jest z zawodu dyrektorem” jest wypowiadany śmiertelnie poważnie i to jest bardzo ważna osoba. Po awansie i odebraniu kluczyków do służbowej Skody ego rośnie jak u nastolatka, któremu rodzice kupili nowego iPhone’a.

W jednej z firm w Holandii zacząłem budować Agile Practice razem z kolegą i nawet udało nam się przekonać bezpośrednich przełożonych do utworzenia formalnej jednostki. No i nagle pojawił się problem, bo przecież potrzeba dyrektora jednostki. Więc zatrudniono nam dyrektora z zewnątrz. Wiedział tyle, że jest Manifest Agile i wplatał losowe słowa w konwersację. Dosyć szybko domyśliłem się, że był dobry w jednym — sprzedaż. Zaczęło się robić źle, jak dzwonił do mnie codziennie i musiałem przez godzinę spowiadać się, co robię. Potrafił mnie wyciągnąć w środku warsztatów u klienta, bo teraz koniecznie musi porozmawiać. Spotkaliśmy się w kilkuosobowym zespole poza firmą i okazało się, że każdy ma jakieś nieciekawe historie i dyrektor dzwoni do każdego z nas codziennie. Dawaliśmy mu feedback, ale to nic nie dawało. Więc któregoś pięknego wiosennego dnia wszyscy wypełniliśmy szablon wypowiedzenia i wysłaliśmy równocześnie. I tutaj niespodzianka. Dyrektor zadzwonił do mnie z pretensjami, bo już nie był dyrektorem. Dostał wpis do akt i brak awansu na trzy lata. Nam nie pomogło, ale przynajmniej inni nie musieli się męczyć. W Polsce zrobiliśmy audyt i okazało się, że największym powodem opóźnień jest za dużo managerów, którzy uprawiają micromanagement. Jakie podjęto akcje? Następnego dnia moja karta nie otwierała bramki.

Na szczęście miałem więcej dobrych managerów, dzięki którym rozwijałem się i mogłem uczestniczyć we wszystkich aspektach pracy. Czasem było nieprzyjemnie, czasem się pokłóciliśmy, ale zawsze dochodziliśmy do porozumienia i praca szła do przodu. Kiedyś zrobiłem takie ćwiczenie, że każdemu napisałem, jak patrzę na naszą współpracę po latach i co teraz cenię, chociaż wtedy tego nie widziałem.

Czy Managerowie są Potrzebni?

Może managerowie są sztucznym wytworem, ale wiele aspektów działalności organizacji albo przedsiębiorstwa musi być zarządzane. Managerowie są potrzebni, ale powinni być kompetentni i odpowiedzialni. Jest wiele obszarów działalności organizacji, które muszą być zarządzane. Jest też sporo biurokracji, którąś ktoś musi się zająć. Więc jak najbardziej w każdej organizacji musi pojawić się przynajmniej kilku managerów. Nawet w słynnym Modelu Spotify pojawiają się Tribe Leader i Chapter Lead.
Kilka lat temu na wszystkich konferencjach z zarządzania i nie tylko pojawiał się temat turkusowych organizacji bez formalnych managerów, ale jakoś temat ucichł ostatnio. Jacek Santorski ładnie to podsumował mówiąc, że brak managera to świetny pomysł dopóki nie trzeba brać odpowiedzialności za problemy. Jak pojawi się duży problem, to nagle nikt nie chce być odpowiedzialny.

Wreszcie ktoś musi sprawdzać chociażby dobrostan zespołów, nawet tych samoorganizujących, i reagować, kiedy w zespole pojawiają się niewłaściwe zachowania. “Get the right people on the bus, get the wrong people off the bus” W niektórych zagadnieniach jak na przykład zwalnianie pracownika nawet przepisy prawa wymagają wyznaczonego bezpośredniego przełożonego.
Dyskusje o managerach często toczą się w środowiskach kreatywnych, ale nie zapominajmy, że prosta praca również wymaga nadzoru. W przeciwnym razie pracownicy mogą nadużywać braku kontroli. Ekipa leży po krzakach jak nie ma kierownika, albo klient jest odsyłany z kwitkiem, bo nikomu się nie chce go obsłużyć? Możliwe, że tacy ludzie muszą mieć managera i go często widzieć. Pewnie kiedy taką grupę spytamy o to, czy uważają, że manager jest pożyteczny i czy go lubią, to oczywiście odpowiedzą “nie!”.

Skąd Biorą się Negatywne Postawy?

Peter’s Principle: Awans na poziom, na którym osoba nie ma kompetencji. Warto zastanowić się, czy kandydat na managera nie powinien mieć kompetencji wcześniej, np. przejść szkolenia i warsztaty, a następnie testy zanim obejmie stanowisko.

Tradycyjna ścieżka rozwoju zawodowego: specjalista -> starszy specjalista -> manager -> dyrektor. Dziesięć lat temu na szkoleniach, które prowadziłem, większość uczestników chciała zostać managerami (głównie kierownikami projektów). A może ktoś wolałby dalej rozwijać się jako specjalista, albo zdobywać nowe umiejętności i nie zajmować się zarządzaniem. Nie każdy będzie się nadawał. Trzeba też zadbać o odpowiednie przekazanie wartości i kultury organizacyjnej. Tutaj pojawia się mentor i pytanie, co ten mentor może przekazać. Trudno się potem dziwić, że nowy management do złudzenia przypomina stary. Studia podyplomowe, a nawet MBA nie pomagają, a mogą nawet zaszkodzić. Przykład: mamy rok 2024 i na studiach podyplomowych na 8h modułu zarządzania projektami wykładowca przez mniej niż godzinę wspomniał o podejściu zwinnym dodając, że to taka ciekawostka stosowana do stron internetowych i małych projekcików. Zwinne organizacje, samozarządzające zespoły? A na co to komu? KPI i utylizacja zasobów. I można powiedzieć, że przecież teoria na studiach to co innego niż praktyka w firmie, ale nie jestem w stanie policzyć ile razy na pytanie “dlaczego?” usłyszałem “bo profesor na X tak mówił”, albo jeszcze lepiej “zapłaciłem, żeby mnie nauczyli, więc teraz tak będę robił”.

Czy leci z nami pilot? No bo jednak ktoś decyduje o tym, czy manager zostaje i pozostaje. Manager też ma managera. Jeżeli nikt nie reaguje na negatywne sygnały płynące od pracowników, to znaczy, że ryba psuje się od głowy. Najwidoczniej zarząd popiera takie zachowania i postawy albo nie ma pojęcia, co się dzieje.

Możliwe jest też to, że wszystko utyka w HR. Ludzie narzekają, wypełniane są exit interview i tutaj proces się kończy. Przykład numer jeden. W organizacji zatrudniono dziewczynę, której mocno zależało na jakości produktów i chciała zmieniać procesy. Niestety, nie spodobało się to team leadowi, który chciał mikro-zarządzać zespołem. Konflikt narastał, aż któregoś dnia na spotkaniu zespołu team lead wykrzyczał “Ty @#$%@, głupia kaleko!” (dziewczyna miała problemy z poruszaniem). Szybciutko zgłosiłem sprawę do HR no i cisza. Tydzień później dowiedziałem się, że team lead po rozmowie z przełożoną już nie jest team lead. Teraz jest kierownikiem sekcji. Pierwsza rzecz, jaką zrobił korzystając z uprawnień, to zwolnił tę dziewczynę. Pewnie sobie pomyślisz, że to wyjątek i firma typu Januszex i tu się zdziwisz. Reklamują się w mediach jako organizacja wspierająca wszystkie możliwe mniejszości i budują lepsze jutro. Kurtyna opada. Gdzieś przeczytałem, że dział HR nie jest od tego, żeby chronić ludzi przed organizacją, tylko od tego, żeby chronić organizację przed ludźmi. Coś w tym jest.

Kim jest lider?

Lider to osoba, która wpływa, motywuje i prowadzi innych do konkretnych celów. Liderzy pracują z ludźmi, ale nie zarządzają ich codzienną pracą. W dynamicznym środowisku lepiej jest pozwolić na samoorganizację. Jeśli ludzie są przyzwyczajeni do zależności od managera, to do samoorganizacji trzeba stopniowo i świadomie doprowadzić. W organizacji zwinnej dodatkowo potrzebujemy liderów, którzy dbają o to, żeby zespół miał potrzebne zasoby i mógł wykonać pracę bez przeszkód, stąd pojęcie servant leader, albo jak to jest zapisane w Scrum Guide 2020, a leader who serves. Na scrum.org opublikowałem artykuł na temat roli liderów w zwinnej organizacji, w którym można znaleźć więcej informacji. Więcej o tym rozmawiamy na szkoleniu Professional Agile Leadership — Essentials.

Leadership is not about being in charge. It’s about taking care of those in your charge.“
Simon Sinek

Jak być dobrym liderem?

Z krótkiego posta zrobił się spory artykuł, więc wymienię kilka punktów, które można by rozwinąć w osobny wpis.

  1. Mów prostym językiem zrozumiały dla zespołu. Tłumacz w prosty sposób jakie oczekiwania mają osoby poza zespołem. Zarządzaj informacjami i komunikacją z zespołem. Czy dostali wszystkie potrzebne informacje? Czy to rozumieją?
  2. Zarządzanie poprzez cele. Zespół musi wiedzieć co ma osiągnąć i na kiedy. Po co to robimy. Jak wygląda sprawdzenie realizacji tego celu? Na pytania co i jak zrobić zespół musi sam odpowiedzieć.
  3. Poznanie Pracy Zespołu. Zrozumienie codziennej pracy pracowników. Gemba Walk: Regularne odwiedzanie miejsca pracy, obserwacja procesów, rozwiązywanie problemów, wzmocnienie komunikacji, budowanie zaangażowania, identyfikacja marnotrawstwa. Trudniej zrobić to zdalnie. Warto ustawić regularne 1:1 i spotkania z całym zespołem.
  4. Pytanie zespołu “How Can I help?”. Tutaj polecam obejrzeć pierwszy sezon serialu New Amsterdam. To jest jedna z tych rzeczy, które wydają się zbyt proste, żeby działały.
  5. Rozwój Osobisty: Identyfikacja mocnych i słabych stron, nauka nowych umiejętności, coaching, mentoring, community.
  6. Przyznawanie się do Błędów: Pokazanie ludzkiej twarzy, przepraszanie za błędy. Pomyłki i nieporozumienia się zdarzają, ale im szybciej coś wyprostujemy, tym mniejszy konflikt i szybciej skupimy się na celu.
  7. Transparentność Działań: Informowanie o swoich działaniach, informowanie o intencjach i powodach decyzji. Zespół przynajmniej jest świadom “Why?”.
  8. Prośba o Feedback: Zbieranie opinii od zespołu, ankieta 360. Może być nieprzyjemnie, ale lepsze to niż niewiedza.

Podsumowanie

Badania potwierdzają negatywne stereotypy dotyczące managerów: niekompetencja, zbyt dużo czasu spędzanego na spotkaniach, negatywne interwencje. Managerowie są jednak niezbędni w wielu aspektach organizacji, ale powinni być kompetentni i dobrze przygotowani. Równocześnie, rola lidera, który inspiruje i wspiera zespół, staje się coraz bardziej ceniona. Warto rozważyć rozróżnienie ról managerów i liderów oraz promowanie kultury leadershipu w firmach, aby lepiej odpowiadać na potrzeby zarówno pracowników, jak i organizacji.